🧾 Office-Mitarbeiter:in mit Schwerpunkt Verwaltung, Assistenzvertretung, Personal & Buchhaltungsvorbereitung (m/w/d)

📍Standort:  Ohlsdorf
Arbeitszeit:   Vollzeit 39 Wochenstunden
Eintritt:          Eintritt ab sofort oder nach Vereinbarung. 

Vertragsart:   Unbefristet
Branche:         Baugewerbe
 

Über uns:

Wir sind ein dynamisches Unternehmen im Baugewerbe mit langjähriger Erfahrung und hoher fachlicher Kompetenz. Professionalität, Teamgeist und Verlässlichkeit prägen unsere tägliche Arbeit – auf der Baustelle genauso wie im Büro.

Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir eine motivierte und gewissenhafte Office-Mitarbeiterin (m/w/d) in Vollzeit.

Sie übernehmen ein breites und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit Schnittstellen zur Geschäftsleitung, Personalabteilung, Lohnverrechnung und Buchhaltung.
 

Ihre Aufgaben:

Allgemeine Verwaltung & Office-Management

• Abwicklung der täglichen Büroorganisation (Telefonzentrale, Post, Ablage, Schriftverkehr)

• Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien

• Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken, Formularen, internen Unterlagen

• Terminkoordination, Korrespondenz und Datenpflege

• Ansprechpartner*in für interne und externe Kontakte (Kunden, Partner, Behörden)
   

Vertretung der Assistenz der Geschäftsleitung

• Unterstützung bei vertraulichen Angelegenheiten und internen Projekten

• Organisation und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung

• Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen und interner Kommunikation

• Übernahme der administrativen Aufgaben der Assistenz bei deren Abwesenheit
   

Personaladministration & Lohnverrechnungsvorbereitung (keine eigenständige Abrechnung erforderlich):

• Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten (Arbeiter, Angestellte, Leasingpersonal)

• Pflege von Urlaubs-, Krankenstands- und Fehlzeitenlisten

• Vorbereitung der monatlichen Lohnverrechnungsdaten für externe Lohnverrechnung

• Kontrolle von Lohnabrechnungen, Spesen- und Reisekostenabrechnungen

• Verwaltung lohnrelevanter Unterlagen (z. B. BUAK-Meldungen, Sozialversicherung, Dienstverträge)

• Pflege der Mitarbeiterstammdaten und digitale Ablage von Personalunterlagen

• Unterstützung bei Ein- und Austritten: Dienstverträge, Anmeldungen, Checklisten

• Koordination von arbeitsmedizinischen Untersuchungen, Unterweisungen & Schulungen

• Unterstützung bei Stellenausschreibungen und Bewerbermanagement

• Ansprechpartner*in für Mitarbeiter in administrativen Personalfragen
   

Buchhaltungsvorbereitung (keine Abschlusserstellung erforderlich)

• Prüfung und Vorbereitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

• Kontierung und Vorerfassung der Belege

• Verwaltung und Abgleich offener Posten (Debitoren/Kreditoren)

• Unterstützung bei der Erstellung von Monatsabschlüssen (z. B. Sammeln und Aufbereiten von Buchungsbelegen)

• Mitarbeit bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Berichten

• Zuarbeit für den Jahresabschluss (z. B. Belegprüfung, Kontenabstimmungen, Unterlagenzusammenstellung)

• Archivierung und strukturierte Ablage buchhaltungsrelevanter Dokumente
   

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau)

• Berufserfahrung in den Bereichen Verwaltung, Buchhaltung und Personalwesen, idealerweise im Bau- oder Handwerksbereich

• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, Word, Outlook)

• Selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise

• Hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung, Genauigkeit und Organisationstalent

• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an Teamarbeit
   

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit

• Kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen

• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz

• Möglichkeit zur fachlichen Weiterbildung (Personal, Buchhaltung, Office-Management)

• Langfristige Vollzeitposition mit Entwicklungsperspektiven

• Leistungsgerechte Entlohnung laut Bau-Kollektivvertrag, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation

• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
   

Mindestlohn lt. KV BG A2 im 1. Jahr € 2.716,- brutto/Vollzeit
oder BG A3 im 1. Jahr € 3.482,-/Vollzeit (nach Qualifikation)
 

📧 Jetzt bewerben: 

Wenn Sie eine neue berufliche Herausforderung suchen und Teil eines erfolgreichen Teams werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins an office@wbl-bau.at oder verwenden Sie das Formular am Ende der Seite.
 

WBL BAU

Ein Unternehmen der WBL-Gruppe
Guggenberger & Knopf Bau GmbH

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4694 Ohlsdorf
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